[OBRÁZEK]ČESKÁ REPUBLIKA

ROZSUDEK

JMÉNEM REPUBLIKY

Krajský soud v Hradci Králové rozhodl v senátě složeném z předsedkyně JUDr. Magdaleny Ježkové a soudců JUDr. Ivony Šubrtové a Mgr. Tomáše Blažka ve věci

žalobkyně:  P. C.

zastoupená Mgr. Petrem Machem, advokátem se sídlem Slezská 1297/3, 120 00 Praha 2

proti

žalovanému: Krajský úřad Královéhradeckého kraje

 sídlem Pivovarské nám. 1245, 500 02 Hradec Králové

o žalobě proti rozhodnutí žalovaného ze dne 17. 7. 2025, č. j. KUKHK-21486/MSZ/2025-5,

takto:

1. Žaloba se zamítá.
2. Žádný z účastníků nemá právo na náhradu nákladů řízení.

Odůvodnění:

I. Předmět řízení

1. Napadeným rozhodnutím žalovaný zamítl odvolání žalobkyně proti rozhodnutí města Dvůr Králové nad Labem ze dne 4. 6. 2025, č. j. MUDK-KTÚ/51142-2025/bal 12911-2025, coby povinného subjektu podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (dále jen „informační zákon“). Povinný subjekt odmítl žádost o informace podle § 15 odst. 1 ve spojení s § 11b informačního zákona z důvodu, že požadované informace nemá.
2. Žalobkyně dne 15. 5. 2025 žádala povinný subjekt o „poskytnutí potvrzovacích emailů k podáním z 4/23/2025 (6:58:10), 4/23/2025 (6:58:24), 4/23/2025 (2:39:13), 4/23/2025 (3:02:28), 4/23/2025 (4:57:02), 4/22/2025 (7:13:19)“.
3. Žalobkyně podala proti napadenému rozhodnutí žalobu podle § 65 a násl. zákona č. 150/2002 Sb., soudního řádu správního (dále jen „s. ř. s.“).

II. Žalobní argumentace

4. Žalobkyně namítá, že napadené rozhodnutí je nezákonné, neboť o požadovanou informaci požádala povinný subjekt, který je povinen jí ze zákona disponovat. Podle žalobkyně není možné, aby byla požadovaná informace vymazána, jelikož právní předpisy takový postup neumožňují. Nesouhlasí se závěrem žalovaného, že se nejedná o úřední dokument, a tento právní názor zpochybňuje. Má za to, že pokud jde o úřední dokument, nemohl být okamžitě vymazán, musel existovat a měl být žalobkyni na základě její žádosti poskytnut.
5. V doplnění žaloby žalobkyně dále uvádí, že mezi účastníky řízení není zásadního sporu o tom, že povinný subjekt požadovanou informací aktuálně nedisponuje, přestože se jí jeví jako minimálně neobvyklé, aby úřad vykonávající spisovou službu nijak nearchivoval odchozí e‑maily. Zdůrazňuje však, že sama nemá možnost prokázat, že povinný subjekt informací disponuje, a její žalobní argumentace spočívá v tvrzení, že povinnému subjektu vyplývala povinnost tuto informaci mít ze zákona.
6. Podle žalobkyně je rozhodnou otázkou pro posouzení věci skutečnost, zda potvrzení o doručení podání má povahu úředního dokumentu. Pokud by šlo o dokument úředního charakteru, podléhal by evidenci v rámci spisové služby, musel by mu být přidělen skartační znak a nemohl by být skartován před uplynutím skartační lhůty. Z právních předpisů má podle žalobkyně vyplývat povinnost takový dokument mít, neboť musel být vyhotoven a nemohl být skartován.
7. Žalobkyně v této souvislosti rozvíjí své žalobní tvrzení, že je nesprávný závěr žalovaného, podle něhož potvrzení o doručení podání není úředním dokumentem. Uvádí, že pojem „úřední dokument“ představuje neurčitý právní pojem, přičemž za úřední dokument považuje každý dokument vytvořený nebo doručený orgánu veřejné moci v souvislosti s výkonem jeho úřední činnosti, který je určen k vyřízení věci nebo který může ovlivnit úřední postup. Za úřední dokument považuje žalobkyně dokument související s výkonem působnosti veřejnoprávního původce. O úřední dokument se naopak nejedná, jde‑li o pozvánku na společenskou akci, nabídku produktů bez vztahu k působnosti úřadu, osobní korespondenci zaměstnanců či nevyžádané obchodní sdělení.
8. Potvrzení o doručení podání žalobkyně považuje za dokument úzce související s úřední činností úřadu, neboť orgán veřejné moci v rámci své působnosti vykonává spisovou službu a eviduje podání. Připomíná, že podání je podle § 37 odst. 5 zák. č. 500/2004 Sb., správní řád (dále jen „správní řád“) učiněno okamžikem, kdy dojde správnímu orgánu, a potvrzení o doručení podání má zásadní význam pro prokázání toho, zda a kdy k doručení došlo.
9. Na podporu těchto tvrzení žalobkyně odkazuje na judikaturu Nejvyššího správního soudu, zejména na rozsudek ze dne 24. 2. 2020, č. j. 9 As 309/2018‑52, a dále na nález Ústavního soudu ze dne 16. 1. 2018, č. j. I. ÚS 2963/17, z nichž dovozuje význam potvrzení o doručení podání pro procesní postavení účastníků řízení. Uvádí, že Ústavní soud shledal porušení práva na spravedlivý proces v případech, kdy potvrzení o doručení podání splňující zákonné náležitosti nebylo odesílateli zasláno.
10. V kontextu této judikatury žalobkyně dospívá k závěru, že potvrzení o doručení podání je úředním dokumentem, jehož charakter a význam v řízení jsou zásadní, a jehož vada může dosahovat i intenzity zásahu do ústavně zaručených práv. Z toho dovozuje, že argumentace žalovaného, podle níž takový dokument není úředním dokumentem, nemůže obstát.
11. Žalobkyně uzavírá, že požadovala poskytnutí úředního dokumentu, který povinný subjekt jakožto veřejnoprávní původce vyhotovil a odesílal, přičemž tento dokument mohl být skartován pouze v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o archivnictví“), tedy až po uplynutí příslušné skartační lhůty. Pokud tedy povinný subjekt nebyl oprávněn dokument bez dalšího skartovat, vyplývala mu ze zákona povinnost dokumentem disponovat, a rozhodnutí žalovaného založené na opačném závěru považuje žalobkyně za nezákonné. Navrhla proto, aby krajský soud rozhodnutí žalovaného zrušil a věc mu vrátil k dalšímu řízení.

III. Vyjádření žalovaného

12. Žalovaný ve svém vyjádření k žalobě nejprve rekapituloval průběh správního řízení a setrval na závěrech napadeného rozhodnutí.
13. Žalovaný uvedl, že žalobkyně v žalobě nezpochybňuje samotnou neexistenci požadovaných potvrzovacích e‑mailů u povinného subjektu, nýbrž namítá, že povinný subjekt má zákonnou povinnost těmito informacemi disponovat, neboť se podle jejího názoru jedná o úřední dokumenty, které musí být evidovány. Žalobkyně k podpoře svého názoru odkazuje na judikaturu zdůrazňující povinnost zasílat potvrzení o doručení dokumentů. Žalovaný sice závěry citované judikatury nezpochybňuje, avšak podle jeho názoru z ní nelze dovodit, že zpráva potvrzující doručení podání představuje dokument s úředním charakterem. Setrval na stanovisku, že tyto potvrzovací zprávy, ač jsou zasílány na základě povinnosti stanovené právními předpisy, samy o sobě nespadají do kategorie dokumentů podléhajících evidenci ve smyslu zákona o archivnictví a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby“).
14. Žalovaný dále argumentoval, že samotné ustanovení § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby, hovoří o „zprávě potvrzující doručení dokumentu“. Podle žalovaného jde o podružnou notifikační zprávu, která se pouze váže k dokumentu. Jelikož vyhláška tuto potvrzující zprávu neoznačuje za dokument a také s ohledem na její povahu, považuje ji žalovaný za specifickou zprávu původce, která sama o sobě není dokumentem, a na kterou proto nelze bez dalšího vztahovat ustanovení zákona o archivnictví ani vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby.
15. Žalovaný uvedl, že ustanovení § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby, sice ukládá původci povinnost potvrdit odesílateli doručení dokumentu, avšak žádné ustanovení této vyhlášky ani zákona o archivnictví neukládá povinnost tyto potvrzující notifikační zprávy evidovat nebo uchovávat. Na podporu tohoto závěru žalovaný odkázal na národní standard pro elektronické systémy spisové služby, Věstník Ministerstva vnitra čá. 85/2024, podle něhož elektronický systém spisové služby potvrzení o přijetí zprávy zasílá automatizovaně, aniž by se předpokládalo jeho ukládání či uchovávání.
16. Žalovaný uzavřel, že žádný právní předpis u automatizovaně zasílaných zpráv o potvrzení doručení podle § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby, nepředepisuje jejich evidenci ani uložení, přičemž k naplnění této povinnosti postačuje samotné odeslání potvrzení. Dodal, že skutečnost odeslání potvrzovací zprávy je zaznamenána v metadatech systému, která slouží jako důkaz o splnění uvedené povinnosti. Shrnul, že povinný subjekt neporušil informační zákon, když z důvodu neexistence odmítl poskytnutí požadované informace. Navrhl proto, aby soud napadené rozhodnutí potvrdil a žalobu jako nedůvodnou zamítl.

IV. Posouzení věci krajským soudem

17. Krajský soud přezkoumal napadené rozhodnutí v rozsahu žalobních námitek v řízení podle části třetí hlavy druhé dílu prvního soudního řádu správního (s. ř. s.). Vycházel přitom ze skutkového a právního stavu, který tu byl v době rozhodování správního orgánu (§ 75 odst. 1 s. ř. s.)
18. Po provedeném přezkumném řízení soud dospěl k závěru, že žaloba není důvodná. Vyšel při tom z následující právní úpravy.
19. Podle § 64 odst. 2 zákona o archivnictví „doručené dokumenty i dokumenty vytvořené určeným původcem se v den, kdy byly určenému původci doručeny nebo jím vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačným identifikátorem se neopatřují určenému původci doručené dokumenty nepodléhající evidenci, které určený původce uvede ve svém spisovém řádu. Jednoznačný identifikátor je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost. Jednoznačný identifikátor musí být s dokumentem spojen. Strukturu a podrobnosti vytváření a nakládání s jednoznačným identifikátorem stanoví prováděcí právní předpis.“
20. Podle § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby „pokud je veřejnoprávní původce schopen z dokumentu v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, doručeného na elektronickou adresu podatelny podle § 2 odst. 3 písm. c) zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavce 1 věty druhé odesílateli na tuto adresu, že dokument byl doručen. Součástí zprávy o potvrzení doručení je alespoň a) datum a čas doručení dokumentu s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy a b) charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument obsažen, umožňující její identifikaci.“
21. Podle § 9 odst. 3 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby „dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů.“
22. Podle § 2 písm. e) zákona o archivnictví „pro účely tohoto zákona se rozumí dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.“
23. Podle § 11b informačního zákona „povinný subjekt může odmítnout žádost o poskytnutí informace, jestliže požadovanou informaci nemá a jestliže mu povinnost ji mít nevyplývá ze zákona; to neplatí, pokud povinný subjekt může požadovanou informaci získat na základě jednoduchých úkonů z jiných informací, které povinný subjekt má, případně poskytnout postupem podle § 4a odst. 1 věty třetí.“
24. Mezi účastníky není sporu o tom, že povinný subjekt požadovanými potvrzovacími e‑maily nedisponuje. Spornou je naopak otázka, zda mu povinnost těmito informacemi disponovat vyplývala ze zákona, popřípadě zda může požadovanou informaci získat na základě jednoduchých úkonů z jiných informací, které má ve smyslu § 11b informačního zákona. Pro posouzení této otázky je rozhodné, zda potvrzovací e‑mail o doručení podání podle § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby představuje dokument s úředním charakterem ve smyslu předpisů o spisové službě, a zda jej proto měl povinný subjekt povinnost evidovat a uchovávat, tj. disponovat jím a následně jej dle informačního zákona poskytnout.
25. Soud nejprve zdůrazňuje, že právní úprava spisové služby pracuje s pojmem „dokument“ v širokém smyslu, který zahrnuje i informace v digitální podobě vytvořené původcem. Z této definice plyne, že i potvrzovací e-mail může v obecné rovině naplňovat znaky „dokumentu“ ve smyslu zákona o archivnictví, neboť jde o zaznamenanou informaci v digitální podobě vytvořenou původcem. Soud k tomuto dodává, že skutečnost, že vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby v § 4 odst. 8 hovoří o „zprávě o potvrzení doručení“, sama o sobě neznamená, že by taková zpráva nemohla být dokumentem.
26. Nicméně skutečnost, že určitý informační výstup lze podřadit pod „dokument“ ve smyslu § 2 písm. e) zákona o archivnictví, však sama o sobě neznamená, že jde o dokument, který podléhá evidenci a následnému ukládání v rámci spisové služby. Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby výslovně rozlišuje dokumenty podle jejich „úředního charakteru“. Rozhodující otázkou tedy není jen to, zda potvrzovací e‑mail je „dokument“, ale zda jde o dokument úředního charakteru, a tedy takový, který má být evidován a následně uchováván.
27. Zákon o archivnictví ani vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby neobsahují zákonnou definici pojmu „dokument s úředním charakterem“. Jedná se tedy o neurčitý právní pojem, který je nutné vyložit ve vazbě na účel právní úpravy a na povahu činnosti veřejnoprávního původce. Za dokument s úředním charakterem je třeba považovat takový dokument, který je vytvořen nebo používán při plnění úkolů veřejnoprávního původce v rámci výkonu veřejné moci či dalších úkolů v jeho působnosti, a který je způsobilý zachycovat úřední postup ve věci nebo sloužit jako podklad pro její vyřízení. Tomu odpovídá i vymezení „správních činností“ v § 2 odst. 3 zákona č. 312/2002 Sb. o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, byť je stanoveno pro účely tohoto zákona. Důvodová zpráva k tomuto zákonu uvádí, že „správní činností je zejména správní rozhodování, správní kontrola, dozor nebo dohled, příprava návrhů právních předpisů a zajišťování právní činnosti správních úřadů, příprava návrhů koncepcí a programů, vytváření a vedení informačních systémů ve veřejné správě, statistika, správa rozpočtu územního samosprávného celku, krizové řízení a plánování, ochrana utajovaných skutečností, zabezpečování obrany státu, poskytování darů a dotací, poskytování informací podle zvláštního právního předpisu, další činnosti vyplývající ze zvláštních zákonů a příprava a vypracování věcných podkladů k ostatním správním činnostem.“ Z uvedeného vymezení vyplývá, že správní činnost je spojena s výkonem konkrétních činností úředníků, tedy s rozhodováním, posuzováním či jiným úředním jednáním. Dokument s úředním charakterem je proto typicky výsledkem takové správní činnosti nebo slouží k jejímu výkonu. Naopak dokumenty, které mají pouze technicko‑notifikační povahu a samy o sobě nezachycují úřední postup ani nejsou podkladem pro vyřízení věci, nelze bez dalšího považovat za dokumenty s úředním charakterem ve smyslu § 9 odst. 3 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby.
28. Na základě uvedeného výkladu soud dospěl k závěru, že zpráva o potvrzení doručení podle § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby nepředstavuje dokument s úředním charakterem ve smyslu § 9 odst. 3 této vyhlášky. Jde o standardizovaný notifikační výstup, jehož účelem je informovat odesílatele o tom, že dokument byl doručen, a poskytnout mu minimální technické identifikační údaje (datum a čas doručení a charakteristiku datové zprávy). Taková zpráva sama o sobě nezachycuje úřední posouzení věci, nevyjadřuje stanovisko veřejnoprávního původce k obsahu podání a typově ani netvoří věcný podklad pro vyřízení věci. Její obsah je odvozen od technických parametrů doručení datové zprávy.
29. Z uvedeného důvodu nelze dovodit, že by tato potvrzující zpráva musela být jako dokument úředního charakteru evidována a následně uchovávána v rámci spisové služby. Povinnost podle § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby spočívá pouze v odeslání potvrzení o doručení, nikoli ve vytvoření a uchování samostatného evidovaného dokumentu představujícího součást úředního spisu. Skutečnost, že tento typ zprávy je obvykle generován automatizovaně, pak pouze podporuje závěr o její technicko‑notifikační povaze.
30. Soud se dále zabýval i výjimkou podle § 11b informačního zákona, podle níž nelze žádost odmítnout, pokud povinný subjekt může požadovanou informaci získat na základě jednoduchých úkonů z jiných informací, které má.
31. Žalobkyně v žádosti výslovně požadovala poskytnutí „potvrzovacích e‑mailů“ ke konkrétně označeným podáním. Pro posouzení věci je proto rozhodné, zda povinnému subjektu vyplývala povinnost těmito potvrzovacími e‑maily disponovat, popřípadě zda mohl právě tyto požadované potvrzovací e‑maily získat z jiných informací, které má, na základě jednoduchých úkonů ve smyslu § 11b informačního zákona. Uvedená výjimka v § 11b se vztahuje na situace, kdy lze jednoduchými úkony získat požadovanou informaci, nikoli na případy, kdy by povinný subjekt mohl poskytnout jiný (obsahově či formálně odlišný) výstup systému.
32. Žalovaný až ve vyjádření k žalobě obecně uvedl, že v metadatech systému mohou být zaznamenány informace o odeslání potvrzující zprávy. Z této obecné informace však nelze dovodit, že povinný subjekt byl schopen k žalobkyní přesně označeným podáním zpětně, a to pouze jednoduchými úkony, dohledat všechny údaje, které by odpovídaly obsahu jednotlivých potvrzovacích e‑mailů, a současně vygenerovat či reprodukovat jejich konkrétní podobu jako e‑mailovou zprávu.
33. Za této situace soud uzavírá, že nebylo prokázáno, že by povinný subjekt mohl žalobkyní požadované potvrzovací e‑maily získat z jiných informací „jednoduchými úkony“ ve smyslu § 11b informačního zákona. Podmínky pro odmítnutí žádosti podle § 11b informačního zákona jsou proto splněny. Soud dodává, že povinnost informace znovu vytvořit přichází v úvahu jen tehdy, pokud povinný subjekt informaci nemá, ačkoli je podle zákona povinen ji mít (viz rozsudek Nejvyššího správního soudu 4 As 138/2024-30 a rozsudek Nejvyššího správního soudu 6 As 65/2024-39).
34. Pokud jde o žalobkyní citovanou judikaturu Nejvyššího správního soudu (rozsudek ze dne 24. 2. 2020, č. j. 9 As 309/2018‑52) a Ústavního soudu (nález ze dne 16. 1. 2018, sp. zn. I. ÚS 2963/17), tato na projednávanou věc nedopadá, když se nezabývá právní povahou automatické potvrzovací zprávy, její evidencí ani archivací, a z této judikatury nevyplývá ani žádný závěr o tom, že potvrzení o doručení podání představuje dokument s úředním charakterem.
35. Soud shrnuje, že potvrzovací e‑maily vznikají výhradně jako technický vedlejší produkt provozu systému, nejsou výsledkem výkonu úřední činnosti a nelze je podřadit pod „dokument úředního charakteru“ ve smyslu § 9 odst. 3 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby. Právní předpisy neukládají povinnost tyto evidovat, označovat jednoznačným identifikátorem, ukládat ani uchovávat.
36. Jelikož povinný subjekt eviduje pouze dokumenty, které mají úřední charakter, neměl tak povinnost tyto potvrzovací zprávy zakládat, a tedy ani jimi disponovat. Žalovaný postupoval správně, když žádost o poskytnutí informace odmítl podle § 11b informačního zákona z důvodu, že požadovanou informaci neměl, zákon mu neukládal povinnost ji mít a zároveň nebylo prokázáno, že by ji mohl získat jednoduchými úkony z jiných informací, které má.

V. Závěr a náklady řízení

37. Krajský soud z výše uvedených důvodů shledal, že námitky uplatněné žalobkyní jsou nedůvodné. Jelikož v řízení nevyšly najevo ani žádné vady, k nimž musí přihlížet z úřední povinnosti, zamítl žalobu dle § 78 odst. 7 s. ř. s.
38. Výrok o nákladech řízení se opírá o ustanovení § 60 odst. 1 s. ř. s. Žalobkyně nemá právo na náhradu nákladů řízení, neboť ve věci neměla úspěch; žalovanému správnímu orgánu, kterému by jinak jakožto úspěšnému účastníku řízení právo na náhradu nákladů řízení příslušelo, náklady řízení nad rámec jeho běžné úřední činnosti nevznikly.

Poučení:

Proti tomuto rozhodnutí lze podat kasační stížnost ve lhůtě dvou týdnů ode dne jeho doručení. Kasační stížnost se podává ve dvou (více) vyhotoveních u Nejvyššího správního soudu, se sídlem Moravské náměstí 6, Brno. O kasační stížnosti rozhoduje Nejvyšší správní soud.

Lhůta pro podání kasační stížnosti končí uplynutím dne, který se svým označením shoduje se dnem, který určil počátek lhůty (den doručení rozhodnutí). Připadne-li poslední den lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejblíže následující pracovní den. Zmeškání lhůty k podání kasační stížnosti nelze prominout.

Kasační stížnost lze podat pouze z důvodů uvedených v § 103 odst. 1 s. ř. s. a kromě obecných náležitostí podání musí obsahovat označení rozhodnutí, proti němuž směřuje, v jakém rozsahu a z jakých důvodů jej stěžovatel napadá, a údaj o tom, kdy mu bylo rozhodnutí doručeno.

V řízení o kasační stížnosti musí být stěžovatel zastoupen advokátem; to neplatí, má-li stěžovatel, jeho zaměstnanec nebo člen, který za něj jedná nebo jej zastupuje, vysokoškolské právnické vzdělání, které je podle zvláštních zákonů vyžadováno pro výkon advokacie.

Soudní poplatek za kasační stížnost vybírá Nejvyšší správní soud. Variabilní symbol pro zaplacení soudního poplatku na účet Nejvyššího správního soudu lze získat na jeho internetových stránkách: www.nssoud.cz.

Hradec Králové 30. ledna 2026

JUDr. Magdalena Ježková v. r.

předsedkyně senátu